مدیریت و ذخیره سازی اطلاعات الکترونیکی

استاندارد ایزو مدیریت و ذخیره سازی اطلاعات الکترونیکی

داده ها و اطلاعات موجود در هر سازمان از هر حیث اهمیت داشته و برخی از آنها به واسطه محرمانه بودن باید به طور مداوم محافظت شده و از انتشار آنها ممانعت کرد. علاوه بر این، علی رغم اینکه، افراد و نیروهای متخصص شاغل در این سازمانها دارای مهارت ها و توانمندی خاصی برای حفاظت از این اطلاعات هستند و برای انجام اینکار دور های خاصی را میگذرانند اما، گاهی قادر نیستند این وظایف را به طور کامل انجام داده و اطلاعات را به صورت ایمن ذخیره سازی کنند. بنابراین، باید از شیوه های مطمئن تری برای حفظ اطلاعات بهره برد.
همچنین، پیش از این ، درصورت وجود مشکل در سیستم های اطلاعاتی، میتوانستیم آن را به واسطه استانداردهای امنیت اطلاعات که توسط سازمان بین المللی ایزو در نظر گرفته شده، حل و فصل کنیم. البته، این روش ها عمدتا دستی و سنتی بوده و گاهی کارایی مورد نظر را برای استاندارهای کیفیت به همراه ندارند بنابراین باید شیوه کارآمد دیگری را در پیش گرفت.
علاوه براین، استفاده از سیستم های اطلاعاتی چندان در همه سازمان ها مرسوم نبوده و بنابراین ، به کارگیری استانداردهای مدیرت اطلاعات نیز برای آنها  اجباری به نظر نمیرسید. اما در میان همه سازمان ها، سازمان هایی که خواهان استفاده از این سیستم ها هستند، الزامات و استاندارد های آن را در سازمان به کار گرفته و کارایی و اثر بخشی شان را بررسی کرده اند تا بتوانند در این زمینه موفق تر عمل کنند.
یکی از این شیوه های موفق جهت مدیریت سیستم اطلاعات، استفاده از استاندارد ایزو مدیریت و ذخیره سازی اطلاعات الکترونیکی است که مزیت ها و کاربردهای فراونی برای یک سازمان به ارمغان می آورد. قابل ذکر است که این استاندارد، نوعی استاندارد انگلیسی بوده و با به کارگیری آن میتوانیم ، قوانین الکترونیکی را برای همه مخاطبان به صورت متفاوت تری منتشر کرده و همچنین، از ایجاد و تکرار خطاهای احتمالی در زمینه ذخیره سازی اطلاعات جلوگیری نمود.

از جمله کاربردهای رایج استاندارد ایزو مدیریت و ذخیره سازی اطلاعات الکترونیکی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
الزامی شدن این استاندارد در سازمان ها به آنها کمک میکند تا ریسک موجود در حفظ اطلاعات تا حد زیادی کاهش پیدا کند.
بعد از اعمال این استاندارد در یک سازمان، اصول و قواعد آن باید به طور حتم رعایت شوند.

این استاندارد میتواند زمینه ساده شدن فرایند مدیریت اطلاعات را فراهم کند.
با استفاده از این استاندارد، میتوان میزان کارایی و کیفیت کارکنان را در محدوده زمانی خاص بررسی کرد.
به دلیل کارایی و تاثیر بلند مدت این استاندارد در سازمان ها، به کارگیری آن در همه انواع سازمان ها توصیه شده است.
این استاندارد، به نوعی از داده های و اطلاعات سازمان پشتیبانی میکند.
همه سازمان ها با توجه به قوانین و الزاماتشان میتوانند از این استاندارد استفاه کنند.

قابل ذکر است که ، این استاندارد میتواند برای اقشار مختلفی از جامعه شامل مدیران ارشد سازمان ها، افرادی که در سازمان ها مسئول شبکه هستند، کارمندان یک سازمان، ریاست سازمان ها و ممیزهای اطلاعات کاربرد و کارایی مفید داشته باشد.

علاوه بر این، این استاندارد میتواند مزیت های قابل مقایسه ای را برای یک سازمان به همراه داشته باشد که عبارتند از :
استفاده هدفمند از سیستم اطلاعاتی جهت طبقه بندی و استفاده از اطلاعات موجود
جایگزین کردن داده های دیجیتال با داده های کاغذی
کمک به کاهش مصرف کاغذ و در نهایت صرفه جویی در هزینه ها
ایجاد امکان بررسی فایل ها و داده های پنهان و مخفی و امضاهای الکترونیکی موجود
با توجه به ماشینی شدن روند ثبت اطلاعات و مخصوصا اطلاعات محرمانه، صرفا استفاده از نیروهای انسانی متخصص کارایی نداشته و باید همزمان از از مهارت و توانمندی های انسانی و ماشینی بهره گرفت تا اطلاعات ارزشمند مان حفظ شوند.
با توجه به اهمیت و تاثیر استاندارد ایزو مدیریت و ذخیره سازی اطلاعات الکترونیکی در حفظ اطلاعات سازمان ها، مرکز کاوش (کنسرسیوم ارزیابی و اعتبارسنجی شرکت ها) با افتخار این استاندارد ایزو مدیریت و ذخیره سازی اطلاعات الکترونیکی را برای تمام سازمان هایی که مایل هستند از مزیت های آن بهره ببرند و از قبل کارایی آن برایشان اثبات شده ارایه و معرفی کرده است. این ایزو مدیریت و ذخیره سازی اطلاعات الکترونیکی، به سازمان ها امکان میدهد تا با استفاده آن، وضعیت ذخیره سازی اطلاعاتشان را تغییر داده و آنها را به صورت ایمن تری حفاظت کنند.