نقش کایزن در بهبود کسب‌وکار
کایزن یک فلسفه تجاری ژاپنی است که بر بهبود تدریجی بهره‌وری از طریق مشارکت دادن همه کارکنان و کارآمدتر کردن محیط کار تمرکز دارد. کایزن به «تغییر برای بهتر شدن» یا «بهبود مستمر» ترجمه می‌شود. این اصطلاح در دوران ریاضت اقتصادی، زمانی که زمان و منابع محدود بود، سرچشمه گرفت که بر اساس این مفهوم تمرکز بر روی پیشرفت‌های کوچکی که می‌توانستند به‌سرعت اجرا شوند، معطوف شد. رویکرد کایزن در اصل تلاش می‌کند تا پیشرفت‌هایی را برای نیروی کار، تجهیزات و فناوری‌های فعلی شناسایی کند تا پیروزی‌های سریع را با هزینه کم ارائه دهد.
نحوه عملکرد کایزن
به نقل از دکتر ماکان آریا پارسا موفقیت کایزن به مشارکت همه کارکنان در هر یک از سطوح یک شرکت بستگی دارد. به‌جای یک رویکرد از بالا به پایین یا از پایین به بالا، هر فرد تشویق می‌شود تا پیشنهادات خود را برای بهبود شرکت به اشتراک بگذارد. از طریق تلاش‌های فردی و جمعی کل سازمان، پیشرفت‌های کوچکی را می‌توان در همه زمینه‌های کسب‌وکار برای دستیابی به نوآوری فزاینده انجام داد که در طول زمان، تأثیر کلی قابل‌توجهی در عملکرد سازمان ایجاد می‌کند. علاوه بر این، توانمندسازی کارکنان برای اظهارنظر در مورد تغییرات در محل کار، روحیه افراد را تقویت می‌کند که به‌نوبه خود منجر به سطوح بالاتر بهره‌وری می‌شود.
مزایای فرهنگ کایزن
به وجود آوردن فرهنگ کایزن آسان نیست؛ اما شرکت‌هایی که زمان و انرژی خود را صرف مطالعه و اعمال آن بر نیروی کار خود می‌کنند، از مزایای زیادی بهره می‌برند که تنها می‌تواند از جذب مشتاقانه اصول آن در امور روزانه حاصل شود و این چیزی بیش از افزایش کیفیت و کاهش ضررها است. زمانی که کایزن به‌درستی اجرا شود، می‌تواند نتایج مثبتی را به طرق مختلف برای هر سطحی از سازمان شما به ارمغان بیاورد. در ادامه مهم‌ترین مزایای کایزن فهرست شده است:
- کایزن تمرکز خود را بر روی مشتری قرار می‌دهد.
- کایزن مزیت رقابتی را افزایش می‌دهد.
- کایزن نیروی کار فعال و پرانرژی را پرورش می‌دهد.
- کایزن تصمیم‌گیری و ابتکار افراد را تقویت می‌کند.
- کایزن اجازه می‌دهد تا اطلاعات به‌راحتی جریان پیدا کنند.
- کایزن کار تیمی را به‌طور اساسی بهبود می‌بخشد.
- کایزن منجر به خلاقیت بهتر می‌شود.
- کایزن بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
- کایزن تمرکز خود را بر روی مشتری قرار می‌دهد
کایزن فکر شما را دوباره بر روی دلیل اصلی فعالیت شما متمرکز می‌کند: خدمت به مشتری. با تلاش مداوم برای بهبود محصولات خود، خروجی باکیفیت بالاتری تولید می‌کنید که ضایعات و ایرادات کمتری خواهد داشت. مطمئناً نتیجه کار محصولات برجسته‌ای خواهند بود که موجب خوشحالی مشتری خواهد شد. بااین‌حال، این تمرکز به این معنی است که سیستم‌ها و فرآیندها دائماً در حال بهبود هستند. وقتی همیشه به این فکر می‌کنید که چه چیزی مشتری را خوشحال می‌کند، وضعیت موجود وجود ندارد. بدین ترتیب:
- هر اقدامی با هدف برآورده کردن انتظارات مشتری در مورد کیفیت محصول انجام می‌شود.
- هر تعامل با مشتری در زیر لنز قرار می‌گیرد تا ببینیم چگونه می‌توان این تعاملات را ارزشمندتر کرد.
- هر کارمندی درک می‌کند که اهداف عالی چیست و نقش خودش در رسیدن به آن هدف و رضایت مشتری را درک خواهد کرد.
- کایزن مزیت رقابتی را افزایش می‌دهد.
بهبود محصول یکی از دلایلی است که موجب می‌شود کایزن به مزیت رقابتی شما کمک کند. تمام پیشرفت‌هایی که برای کاهش هزینه‌ها و حذف ضایعات انجام‌شده است، منجر به تولید محصولاتی باکیفیت بالاتر می‌شود که با سرعت بیشتری تولید می‌شوند و رقابت را افزایش می‌دهند.
اما نکته دیگری که باید به آن توجه کرد این است که توسعه مداوم و بی‌وقفه شایستگی‌های کارگران، مدیریت ایده و بهبود فرآیند عملیاتی کایزن، همگی نیروی کار شما را ارتقا می‌دهد و ارزش بلندمدتی را ایجاد می‌کند که بهترین شرکت‌های جهان از آن برخوردارند.
در مورد کارآفرین جوان و موفق ایرانی که با فلسفه کایزن به موفقیت رسید در لینک زیر بیشتر بخوانید:
کایزن نیروی کار فعال و پرانرژی را پرورش می‌دهد
طبق یک مطالعه تحقیقاتی، 82٪ از کارمندان به‌طور مداوم به دنبال فرصت‌هایی در جاهای دیگر هستند. کارکنانی که در سطح بالایی هستند از این بهبود مستمر استفاده خواهند کرد. بااین‌حال، شرکت‌هایی که ادعا می‌کنند فرهنگ کایزن دارند، می‌توانند به نیروی کاری ببالند که عمیقاً با کار آن‌ها درگیر است؛ زیرا شرکت‌هایی که به‌طور مؤثر اصول آن را تطبیق داده‌اند به کارکنان در هر سطحی قدرت داده‌اند تا در صورت لزوم تغییرات پیشگیرانه را انجام دهند. با ارزش‌گذاری برای افراد و تلاش برای توسعه پتانسیل آن‌ها، آن‌ها را به سمت تعامل بهتر با کارشان سوق می‌دهید و نکته مهم در مورد مشارکت کارکنان این است که کارگران از شغل خود رضایت بیشتری خواهند داشت.
کایزن تصمیم‌گیری و ابتکار افراد را تقویت می‌کند
هنگامی‌که کایزن از طریق یک برنامه ثابت به کار می‌رود، به کارمندان کمک می‌کند تا در مورد نقش‌ها و کارشان متفاوت فکر کنند. این مسئله به معنی ایجاد فرهنگی است که در آن هر یک از کارمندان این اختیار را داشته باشند که هرگونه بهبودی را در روش انجام کارها پیشنهاد یا به‌طور مستقیم اعمال کنند.
کایزن اجازه می‌دهد تا اطلاعات به‌آرامی جریان یابند
کایزن یک فرهنگ شرکتی ایجاد می‌کند که در آن همه شما به دنبال بهبود روش انجام کارهای شرکت هستید: این هدف مشترک باعث ایجاد همکاری و اعتماد می‌شود. اطلاعات به‌صورت آزادانه در فرهنگ کایزن جریان می‌یابد.
ازآنجا‌که همه شما به دنبال هدف مشترک بهبود فرآیندها و محصولات هستید، تمایل بیشتری برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات با همکاران خود دارید که ممکن است به کار آن‌ها کمک کند. هدف مشترک مهم‌تر از هر مزیتی است که ممکن است از حفظ اطلاعات به آن دست یابید.
کایزن کار تیمی را به‌شدت بهبود می‌بخشد
علاوه بر این، زمانی که اطلاعاتی که شرکت شما برای انجام کار به آن نیاز دارد، آزادانه بین نیروی کار متعهد شما به اشتراک گذاشته می‌شود، این مسئله منجر به بهبود کار تیمی در همه سطوح می‌شود. کارمندان باوجود اختلافات برای حل مشکلات گرد هم می‌آیند.
کایزن منجر به خلاقیت بیشتر می‌شود
یکی از بزرگ‌ترین دلایلی که کایزن خلاقیت کل سازمان را بهبود می‌بخشد این است که شما را مجبور می‌کند از منظر راه‌حل به فرآیندها نگاه کنید. برای حل چه چیزی تلاش می‌کنید؟ مشتریان چه مشکلاتی را تجربه می‌کنند؟ چگونه می‌توانید چیزی بسازید که به این مشکلات پاسخ دهد؟ پاسخ دادن به این سؤالات به شما امکان می‌دهد مشکلات را به‌طور مداوم حل کنید.
کایزن بهره‌وری را افزایش می‌دهد
مانند هر سازمان دیگری، افزایش بهره‌وری به کسب‌وکار کمک می‌کند تا درآمد نهایی را افزایش دهد. بر اساس گزارش گالوپ، کارمندان غیرفعال در ایالات‌متحده سالانه 450 تا 550 میلیارد دلار هزینه‌ی از دست دادن بهره‌وری را برای شرکت‌ها تحمیل می‌کنند. هرگونه بهبود در بهره‌وری به جلوگیری از این ضرر کمک می‌کند.
سخن پایانی
در سال‌های اخیر، فلسفه کایزن در بسیاری از بخش‌ها در سراسر جهان - به‌ویژه در صنایع تولید و توزیع - به‌طور گسترده موردپذیرش قرارگرفته است و امروزه یکی از اصول اصلی در چارچوب‌های مدیریت زنجیره تأمین ناب است. به باور دکتر ماکان آریا پارسا پیروی از بهترین روش‌های کایزن باعث می‌شود که شما همیشه بیشترین دستاورد را از ابتکارات خود داشته باشید، مشکلات سازمانی را در کنار یکدیگر حل کنید و به پیشرفت سازمان بیندیشید و عملکرد کلی سازمان را اندازه‌گیری کنید و ریشه مشکلات را حل کنید. همه‌ی افراد در انجام اصول کایزن درگیر می‌شوند و به‌این‌ترتیب بهره‌وری کلی سازمان تا حد زیادی تقویت خواهد شد.
سؤالات متداول
تفاوت بین کایزن و نوآوری چیست؟
تفاوت اصلی بین کایزن و نوآوری این است که کایزن یک فرآیند تدریجی است درحالی‌که نوآوری را می‌توان به‌عنوان یک اقدام رادیکال‌تر در نظر گرفت. کایزن بر پیشرفت‌های کوچکی تمرکز می‌کند که به‌راحتی می‌توان به‌صورت منظم و ثابت با هدف ارائه بهبودهای تدریجی در مقیاس بلندمدت انجام داد. از سوی دیگر، نوآوری بر پیشرفت‌های بزرگ و چشمگیر که نیازمند سرمایه‌گذاری و برنامه‌ریزی است، تمرکز می‌کند که هدف آن ارائه بهبودهای قابل‌توجه در یک مقیاس زمانی نسبتاً کوتاه پس از اجراست.
عملکرد کایزن و نوآوری در کنار هم چگونه است؟
ایده‌های جدید و خلاقانه‌ای که باعث بهبود کسب‌وکار می‌شوند، در مرکز ابتکارات کایزن و نوآوری قرار دارند. یک سازمان می‌تواند از طریق تغییرات اساسی پیشرفت‌های قابل‌توجهی در بهره‌وری و کارایی ارائه دهد، درحالی‌که بهبود مستمر مسیر حرکت را حفظ می‌کند و بیشتر بر موفقیت و مزایای اجرای نوآورانه اولیه استوار است. هم کایزن و هم نوآوری تنها با مشارکت و تعهد مدیریت ارشد برای حفظ شتاب و تمرکز بر ابتکارات موفق خواهند بود. زمان و سرمایه‌گذاری برای آموزش کارکنان در فرآیندها، شیوه‌ها و رفتارهای جدید مستلزم تعهد و چشم‌انداز بلندمدت است که می‌تواند با تغییرات مدیریتی به خطر بیفتد. علاوه بر این، بدون این حمایت، ایده‌های جدید می‌توانند ناخواسته دلسرد شوند.
چگونه کایزن را در عملیات خود اعمال کنید؟
ابتکارات کایزن باید ساده و قابل‌اجرا باشد. یک راه مؤثر برای دستیابی به این هدف، پیروی از چرخه PDCA (برنامه‌ریزی، انجام، بررسی، عمل) است:
برنامه‌ریزی: یک فرآیند دقیق از بهبود ایجاد کنید و اهدافی را که می‌خواهید به آن‌ها برسید شناسایی کنید.
انجام: با انجام یک مطالعه آزمایشی یا در مقیاس کوچک، بهبود بالقوه را مورد آزمایش قرار دهید.
بررسی: اندازه‌گیری و بررسی نتایج برای تعیین اثربخشی طرح.
عمل: اگر نتایج آزمایش شما موفقیت‌آمیز بود، طرح را اجرا کنید و تغییر را اعمال کنید. اگر نه دوباره طرح را تنظیم کنید و چرخه را تکرار کنید.